Gør dit fagsprog let(tere)

Kend dit publikum

Noget af det vigtigste er at kende sit publikum og deres forudsætninger. Det er klart, at hvis du skriver en teknisk rapport om software for en gruppe IT-specialister, kan du bruge termer som “API” og “backend.” De vil også forvente det.

Men hvis rapporten er rettet mod virksomhedsledere uden teknisk baggrund, skal du justere dit sprog, så de får størst mulig udbytte af dit indhold.  Ofte vil det mest fornuftige være at bruge fagudtrykkene, men i sammeåndedrag forklare dem. Et API er en måde at få forskellige stykker software til at kommunikere med hinanden. Så er vi allerede et stykke af vejen. 

Selvom det selvfølgelig er OK at skrive til fagfolk med fagudtryk, så viser erfaringerne, at alle er bliver glade for indhold, som du har gjort mere enkelt.

Brug enkelt sprog

En tekst bliver først rigtig vanskelig at forstå, hvis den både er fuld af specifikke fagudtryk og samtidig også bruger generelt svære ord.

I stedet for at skrive:

“Implementeringen af det iterative paradigme medførte en signifikant forøgelse i systemets effektivitet,” kan du skrive “Ved at gentage processen flere gange blev systemet meget mere effektivt.”

Det betyder det samme, men kræver langt mindre hjernekapacitet at afkode. Hvis du udstyrer indholdet med et stort lix tal – den skala som man bruger til at måle tekster sværhedsgrad får du færre læsere. Skriver du:

“den synergistiske effekt af multi-channel strategier resulterede i en paradigmisk skift i markedsdynamikken,” gør du dine modtagere i tvivl om, hvad du mener.

Du kunne i stedet skrive:

“Da vi valgte at bruge flere salgsstrategier sammen, ændrede det efterspørgslen markant.”

Det er stadigvæk ikke nogen god sætning. For den er ikke særlig præcis. Markedsdynamik kan også oversættes til de kræfter, der styrer udbud og efterspørgsel. Og jo mere præcis du er, desto nemmere har dine læsere ved følge din argumentation.  Hvad med: Vi valgte en strategi, hvor vi både solgte produkterne på nettet og fra fysiske forretninger. Det gjorde, at vi solgte 50% mere end sidste år.  

Det er nemt at forstå og giver langt mere præcise informationer.

Skriv enkle sætninger

Hvis du kigger kritisk på dine sætninger, kan du også forbedre læseoplevelsen for dine målgrupper. 

Skriv kort(ere). Lange sætninger med mange indskud og kommaer får let læseren til at miste overblikke, Prøv at bruge lidt flere punktummer. Det havde Hemingway stort held med. ( men undgå en telegramstil, hvor alt bliver hugget op i bitte små bider. Prøv at arbejde med en tommelfingerregel om højst to kommaer per sætning.

Undgå for meget for- og bagvægt

Når du stabler alt for mange ord op i starten eller slutningen af dine sætninger, bliver de svære at forstå, fordi de lægger unødig belastning på læserens hukommelse og opmærksomhed. 

“På grund af den komplekse struktur af de økonomiske markeder og de mange uforudsigelige faktorer, der konstant ændrer sig, er det svært at lave præcise forudsigelser.”

Det er et eksempel på forvægt og en sætning, der er svær at finde rundt i. Hvad er det vigtige i sætningen? Det er det, der her kommer til sidst – at det er svært lave præcise forudsigelser.  Det er det, som vi gerne vil have læseren til at forstå.

Frem i sætningen med det:

“Det er svært at lave præcise forudsigelser på grund af de komplekse økonomiske markeder og deres mange uforudsigelige faktorer.”

Bemærk også at den indskudte sætning er væk. Indskudte sætninger for læseren til at stoppe op og miste læserytmen.  Til gengæld kan du jo indvende, at det er en vigtig information, at faktorerne ændrer sig konstant.

Så vil jeg foreslå, at du sætter det til sidst i sætningen:

”Det er svært at lave præcise forudsigelser på grund af de komplekse økonomiske markeder og deres mange uforudsigelige faktorer, som konstant ændrer sig.”

Den er næsten for lang. Men stadig lettere at forstå. 

Lad os kigge på et eksempel på bagvægt:

“Det er vigtigt for virksomheder at have en klar strategi for at kunne navigere effektivt i det moderne forretningslandskab, der konstant ændrer sig og er præget af teknologiske fremskridt og global konkurrence.”

Kunne skæres ned til:

“Virksomheder skal have en klar strategi for at navigere effektivt i det teknologisk avancerede og konkurrenceprægede forretningslandskab.”

Generelt skal er det en god idé, at sætte de vigtige pointer så langt frem i sætningerne som muligt. 

En tekst bliver først rigtig vanskelig at forstå, hvis den både er fuld af specifikke fagudtryk og samtidig også bruger generelt svære ord. I stedet for at skrive “Implementeringen af det iterative paradigme medførte en signifikant forøgelse i systemets effektivitet,” kan du skrive “Ved at gentage processen flere gange blev systemet meget mere effektivt.”

Det betyder det samme, men kræver langt mindre hjernekapacitet at afkode. Hvis du udstyrer indholdet med et stort lix tal – den skala som man bruger til at måle tekster sværhedsgrad får du færre læsere. Skriver du”den synergistiske effekt af multi-channel strategier resulterede i en paradigmisk skift i markedsdynamikken,” gør du dine modtagere i tvivl om, hvad du mener. Du kunne i stedet skrive: Da vi valgte at bruge flere salgsstrategier sammen, ændrede det efterspørgslen markant.” Det er stadigvæk ikke nogen god sætning. For den er ikke særlig præcis. Markedsdynamik kan også oversættes til de kræfter, der styrer udbud og efterspørgsel. Og jo mere præcis du er, desto nemmere har dine læsere ved følge din argumentation.  Hvad med: Vi valgte en strategi, hvor vi både solgte produkterne på nettet og fra fysiske forretninger. Det gjorde, at vi solgte 50% mere end sidste år.  

Det er nemt at forstå og giver langt mere præcise informationer.

Brug mere nutid og datid

Ifølge tekstforskerne er de ”rene” tider som nutid (jeg er)  og datid  (jeg var) mere mundrette og nemmere at afkode end f.eks. sammensatte tider som før nutid ( jeg har været).  Vi skal understrege, at du ikke skal tvinge dig selv til kun at bruge nutid og datid i alle dine tekster. For det kan også virke kunstigt og fastlåst. 

Brug aktiv fremfor passiv

Forestil dig, at du skal (gys) læse en tekst om en ny lov, og du støder på nedenstående:

“Der er truffet beslutning om, at pågældende lovgivning skal implementeres med henblik på at regulere de eksisterende forhold.”

Pyha. Vi kan godt regne ud af det handler om lovgivning. Men det er godt nok en knudret omgang informationer. Hvem er det lige, der har truffet en beslutning? ”Der”? Vi ved ikke hvem, der handler. Det er skjult i ”der”. Og vi ved heller ikke, hvem der skal implementere ( her kunne man i øvrigt have brugt ”indføre” i stedet for implementere). Det er ofte det, som passiver gør ved en sætning. Efterlader læseren som et spørgsmålstegn. 

Lad os gøre sætningen aktiv

Miljøministeren har bedt kommunerne om at indføre loven for at regulere de eksisterende forhold. ”Der” har nu fået et ansigt. Nemlig miljøministeren. Og det er kommunerne, som skal stå for at indføre loven. Det er meget nemmere at forstå og giver langt flere informationer. 

I et aktivt sprog træder grundleddet tydeligt frem og det er nemt for at dig at finde ud af, hvem der gør hvad i sætningen.  Det kan vi som læsere godt lide at vide. Og derfor er det sært, at særligt jurister og offentlige institutioner stadig skriver i kancilisprog.

Det er en gren af sproget, som lægger vægt på det komplicerede, det formelle og det langstrakte – og som bruger rigtig mange passiver.  

Strukturér dit indhold

Dine læsere er desværre troløse. Hvis dit stof virker uoverskueligt, så har vi som læsere en tendens til at give op på forhånd og bruge vores tid på andre ting end din tekst. Det kan vi ikke have. Og derfor skal du have en god struktur i dine fagtekster, så læserne hurtigt kan orientere sig i stoffet.

En klassisk måde at opsætte en rapport eller analyse på er som følger:

• Resumé
• Indledning
• Metode
• Resultater (resumé af rapportens vigtigste konklusioner)
• Fagafsnit
• Konklusion

Et godt resumé:

Et resumé er en kæmpe service til dine læsere. Fordi de på kort tid kan orientere sig i stoffet og læse dine væsentligste konklusioner. Det er selvfølgelig meget vigtigt, at resuméet er skrevet i ”klartekst” – altså nemt tilgængeligt. Også selvom der er tale om fagtekster. Selv fageksperter glæder sig over tekster, som er umiddelbart forståelige.

En god konklusion:

Husk at indlede hver sektion med en kort oversigt over, at læseren finder i den pågældende sektion.

Brug eksempler og illustrationer

Der er ret god evidens for, at en ”multimedietilgang” til stoffet fungerer bedre end væg-til-væg tekster. Komplicerede forklaringer bør altid følges op af konkrete eksempler, så læseren forstår dine argumenter. Illustrationer er også med til at ”highlighte” forskellige punkter i materialet og hjælper også dem på vej, der giver op over for meget tekst. 

Inkludér gerne animationer, video og lyd.

For vi har alle forskellige læringsstrategier og ved at supplere teksten med andre kommunikationsformer får du sandsynligvis flere med på dine pointer.

Det er selvfølgelig også vigtigt, at du ikke ”tivolificerer” din publikation, så alt bimler og bamler, når læseren går ind i materialet. Animationer og andre digitale virkemidler skal bruges til at skabe og fastholde interessen samt hjælpe læsere med at forstå dine pointer. Der skal med andre ord være MENING bag din brug af digitale komponenter. Det skal ikke bare stå og lyse op.

For at kunne få det fulde udbytte af multimediemulighederne kan du ikke nøjes med at udgive din publikation som en PDF. Brug et værktøj som f.eks. Publii til producere og udgive dine materialer. Så har dine læsere mulighed for at vælge mellem den klassiske PDF og en digital publikation med multimedieelementer.

Få andre øjne på

Vi bliver hurtigt sneblinde overfor vores egne tekster. Derfor er det en god idé at tage fat i en kollega, som du har tillid til og få ham eller hende til at kommentere på læsbarheden i dine tekster. Har du ikke sådan en kollega, så brug forfatter tricket ( hvis du har tid) Læg manus ned i skuffen og lad det ligge der i nogle dage. Så har sneblindheden fortaget sig og du vil have lettere ved at rette og skære væk.

Gør det hele tilgængeligt

Her handler det ikke om selve ordene. Men om hvordan de (og illustrationer, grafer tabeller etc.) er udstyret. EU har besluttet, at meget materiale på nettet skal være tilgængeligt. Det har de lavet en lov om, som allerede nu gælder offentlige institutioner og vil gælde private organisationer efter juni 2025.

Tilgængelighed  handler om at mennesker med funktionsnedsættelser skal kunne tilgå din publikation på lige fod med alle andre. Det handler om f.eks. om kontraster. Du skal f.eks. ikke vælge hvid tekst på en lysegul baggrund (heller ikke selvom du synes det er superflot). Teksten og baggrunden skal være afstemt, så det bliver nemt at læse for f.eks. synsbesværede mennesker.

I din digitale rapport skal du også huske at udstyre billeder med alt tekster, så de elektroniske oplæsere kan fortælle læseren, hvad billedet forestiller. Du skal sikre dig mod tomme links, sørge for at materialet ikke indeholder tomme knapper etc. Vi har skrevet en hel hvidbog om, hvordan du overholder tilgængelighedsreglerne.